Wat is Enterprise Document Management?

De meeste organisaties ondervinden problemen met hoe medewerkers documenten gebruiken. Documenten die nodig zijn voor de dagelijkse werkzaamheden zijn verspreid over meerdere locaties, zodat medewerkers moeite hebben met het vinden van de juiste versie. Enterprise Document Management is het proces van het opslaan, lokaliseren, bijwerken en delen van documenten, met als doel de workflow en de bedrijfsresultaten te verbeteren. 
 
De kenmerken van Enterprise Document Management, ook wel bekend als een Document Management System of Document Management Solution (DMS), zijn onder andere: 
  • Het vermogen elektronische documenten op gestructureerde, toegankelijke wijze te hosten. 
  • Het opslaan, controleren en organiseren van de documenten die organisaties nodig hebben. 
  • Gemakkelijke toegang, wat de productiviteit en compliance verbetert. 
  • Integratie met lokale of cloud based IT-oplossingen. 
map_300dpi
Enterprise Document Management  

Productiviteit en compliance door middel van goed beheer


Document Management Systems spelen een belangrijke rol doordat ze medewerkers in staat stellen snel en gemakkelijk compliant documenten te produceren. 
Enterprise Document Management transformeert het proces van het produceren van documenten. Lees hieronder meer informatie over de diverse aspecten.

Documentbeheer

Medewerkers werken dag indag uit met veel verschillende documenten, op verschillende locaties

Organisaties hebben altijd al een groot aantal documenten moeten controleren, opslaan en organiseren. 
 
En hoe groter de onderneming, hoe groter het probleem. Afhankelijk van de omvang van het bedrijf moet er elke dag een enorm aantal documenten worden bewerkt. Om de juiste versie van deze documenten te vinden, moet je vaak flink zoeken op het intranet of in een ingewikkelde mappenhiërarchie. Het resultaat is tijdverspilling en mogelijk het niet naleven van de richtlijnen als verouderde documenten worden gebruikt. 
 

Vanwege de continue digitale transformatie wordt Enterprise Document Management (EDM) steeds vaker een onlineoplossing, waarbij documenten online worden opgeslagen en georganiseerd. EDM-systemen bieden meer voordelen dan systemen waarbij je zelf aan de slag moet:

  • Een onlinesysteem voor de opslag en organisatie van documenten. 
  • Het vermogen om binnen enkele tellen de juiste documenten te vinden. 
  • Geschikt voor een groot aantal verschillende apparaten. 
  • Toegankelijk vanuit verschillende locaties (mits cloud based).
Security-1024x582
Productivity_01
Productiviteit

Het gebruik van Enterprise Document Management helpt werknemers om productiever te zijn

Medewerkers worden gemotiveerd door hun vermogen om vooruitgang te boeken in hun werk en raken gefrustreerd wanneer dit wordt voorkomen. Het komt vaak voor dat werknemers meerdere uren van hun week verspillen aan het zoeken naar de informatie die relevant is voor hun werk, dit omvat ook het vinden van de documenten die ze nodig hebben. Deze keer frustreert en demotiveert het niet alleen de werknemers, maar belemmert het ook aanzienlijk de hoeveelheid werk die gedaan kan worden.
 
Om deze reden is er een enorme toename van producten die de productiviteit ten goede komen, zoals apps, technologie en Document Management Systemen. Document Management Systemen stellen medewerkers in staat om snel het juiste document te vinden, waardoor ze effectiever met hun werk kunnen doorgaan. Dit betekent dat medewerkers beter gemotiveerd zijn om te werken en minder gefrustreerd raken door de tijd die het kost om toegang te krijgen tot de benodigde documenten om hun werk te beginnen. Het bespaart de organisatie tijd en geld, omdat het werk sneller wordt afgerond.

Compliance

Document Management beschermt tegen onbekwame documenten

Document Management Systemen beschermen tegen incompliance. Wanneer documenten moeilijk te vinden zijn, zullen medewerkers waarschijnlijk een van de twee acties ondernemen:

1. Creëren een eigen versie van het document
2. Hergebruiken een oude versie die zij kunnen vinden op hen computer.

Beide acties brengen het risico met zich mee dat een document niet compliant is.

Incompliance is een serieus probleem voor elke organisatie. Wettelijke incompliance kan leiden tot grote problemen met ernstige gevolgen voor de organisatie. Meestal richten medewerkers zich erop om ervoor te zorgen dat het document dat ze creëren de juiste informatie bevat voor het doel ervan, zonder rekening te houden met de wettelijke naleving ervan.

Door gebruik te maken van Enterprise Document Management Solutions zijn documenten die aan de eisen voldoen gemakkelijk toegankelijk voor alle medewerkers. De opslag- en zoekfaciliteiten van Document Management Solutions maken het mogelijk om snel het juiste document te vinden. De centrale aansturing van deze oplossingen betekent dat deze altijd wordt bijgewerkt met de nieuwste compliant versies. Dit verkleint de kans op het gebruik van onbekwame documenten door medewerkers en voorkomt de gevolgen die dit kan hebben voor de organisatie.

Templafy-governance-solution

Integreer je document management ecosysteem met Templafy
voor eenvoudigere workflows en een verbeterde compliance.

Vraag een gratis demo aan ›

Integrations_DigitalAssets

Templafy 

Templafy kan geïntegreerd worden in Document Management Systems

Templafy is zelf geen DMS, maar je kunt het wel met een DMS gebruiken. We beseffen hoe belangrijk documentbeheer is voor je bedrijfsvoering en daarom helpt Templafy het meeste uit je investering te halen. 
 
Het Templafy-platform is een ander aspect van dit ecosysteem. Templafy is ontworpen om de productiviteit op te voeren en compliance te garanderen in alle stappen van de document workflow. 
  • Kan geïntegreerd worden met on-premise en cloud based Document Management Systems. 
  • Maakt content en digitale brand assets direct toegankelijk vanuit Microsoft Office. 
  • Ondersteunt de productie workflow voor documenten. 

Templafy

Alles wat medewerkers nodig hebben, waar ze zich ook bevinden.

De meeste documenten uit Document Management Systems kunnen in Microsoft Office worden geopend, en dat is ook precies het platform waarop Templafy wordt gebruikt. De juiste documenten zijn direct beschikbaar en worden dynamisch aangepast met de gegevens van afzonderlijke medewerkers en relevante juridische vrijwaringen. Zo bespaar je tijd en is compliance verzekerd. Templafy Library bevat ook andere handige content voor het maken van documenten, zoals templates, standaardteksten, logo’s en afbeeldingen.

Dankzij het gecentraliseerde platform kun je met Templafy gemakkelijk digitale brand assets beheren en verspreiden. Je kunt het pakket probleemloos combineren met bestaande platformen voor content management. 

Op die manier helpt Templafy grote ondernemingen met hun productiviteit en compliance. 
Behalve dat het geïntegreerd kan worden met Document Management Systems, biedt Templafy documentautomatisering, contentvalidatie, beheer van e-mailhandtekeningen en PowerPoint-mogelijkheden. Dit alles leidt tot extra productiviteit, compliance en een aangename ervaring voor gebruikers. 
Templafy_visual_128C_25fps_paused3